Napisano wiele książek o zarządzaniu strukturami w przedsiębiorstwie, komunikacji. Na końcu jednak pytanie zawsze pozostaje otwarte. Jak realnie sprawic, aby procesy w firmie, komunikacja między zespołami była płynna i wspierała przyjętą strategię organizacji. Każdy menadżer, któremu zależy na rozwoju w pewnym momencie swojego życia, staje przed wyzwaniem - co zrobic, aby chaos przestał być nieodzowną częścią jego pracy.
Są na to przepisy i odpowiednie narzędzia, które nie każdemu są znane, a są nieodzowną częścią dobrze prosperującej firmy. I tak proszę Państwa. Teraz wybrzmi magiczne słowo - service desk. Nie są to na pewno Teamsy, Slack'i i tym podobne rozwiązania, które bardziej szkodzą niż pomagają w codziennej pracy.
Tak - z pewnością są szybkie, wygodne i można dużo załatwic na zasadzie ad-hoc. Po co pisac mail'a, gdy wystarczy poprosic kolegę/koleżankę o przesłanie czegoś, lub doprosic kogoś na "pilne" telco w ostatniej chwili. Dla nas samych jest to bardzo ulatwiające pracę rozwiązanie. Ale czy na pewno dla samej organizacji?
Komunikacja w firmie, oparta o komunikator pozbawia nas możliwości dokonywania sensownych analiz, realnego planowania. Można to przyrównac do płynięcia łodzią, w której każdy "macha" wiosłami w inną stronę, co chwila pokrzykując do siebie - "wiosłuj w moją!".
Każdy, kto choc raz miał kontakt z problematyką zarządzania zespołami wie, że takie podejście na dłuższą metę nie ma sensu. Z pewnością komunikator w połączeniu z dedykowanymi platformami, które wspierają formalną komunikację w firmie/organizacji ma sens. Natomiast bazując jedynie na komunikacji ad-hoc - podcinamy sobie możliwośc rozwoju i obrania kierunków ważnych dla realizacji naszej strategii.
Można zapytac - cóż zatem?
Czy service desk to remedium na wszystko? Odpowiedz jest krótka - nie. Service desk skutecznie uporządkuje zarządzanie zgłoszeniami o usługę, zmianę, czy też sprawnie ułatwi obsługę klientów. Co więcej, dobre narzędzie pozwoli na monitoring jakości takiej komunikacji, wprowadzając odpowiednie wymagania w zakresie czasów odpowiedzi, jak i ewentualnie czasów samego "rozwiązania" danego zgłoszenia. Nie rozwiąże to jednak problemu, o ile zespół nie będzie chciał wykorzystac możliwości takiego narzędzia, a same zgloszenia będą traktowane jako zło konieczne.
Odpowiednio skonfigurowana platforma, a co najważniejsze - wdrożona nie tylko na poziomie technologicznym, ale również ludzkim - nie tylko usprawni komunikację, ale wykaże, które osoby warto docenic i wyróżnic. Nie na bazie liczby wysłanych wiadomości na teams'ach, lecz na bazie realnych wartości.
Jako ITSM Software specjalizujemy się w odpowiednim doborze takich platform i zachęcamy jak zresztą zawsze..... do kontaktu :)